DSGVO zum Hinweisgebersystems

I. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz und der Umgang mit Ihren persönlichen Daten ist der TSG Hoffenheim Fußball-Spielbetriebs GmbH und dem TSG Hoffenheim e.V. (nachfolgend zusammen „TSG“) sehr wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich nach den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung des Hinweisgebersystems von Ihnen erheben und wie wir sie verwenden. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicher.

II. Name und Anschrift der Verantwortlichen

Die Verantwortliche im Sinne der europäischen Datenschutz-Grundverordnung ist die

TSG 1899 Hoffenheim Fußball-Spielbetriebs GmbH
Horrenberger Straße 58
74939 Zuzenhausen
Telefon: +49 7261 9493-0
E-Mail: info@tsg-hoffenheim.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

III. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

DATENSCHUTZ perfect e.K.
Inh.: Thomas Heimhalt
E-Mail: datenschutz@tsg-hoffenheim.de

IV. Konkretes zu Ihren Daten

Grundsätzlich ist die Nutzung des Hinweisgebersystems – soweit rechtlich zulässig – ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sie können jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, insbesondere Angaben zu Ihrer Identität, Vor- und Nachname, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder Emailadresse.

Grundsätzlich erfragen und verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, bspw. Informationen zur rassischen und/oder ethnischen Herkunft, religiöser und/oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexueller Orientierung. Aufgrund freier Textfelder im Meldeformular können solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten jedoch freiwillig von Ihnen bekanntgegeben werden.

Der von Ihnen gegebene Hinweis kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die Sie sich in Ihrem Hinweis beziehen. Betroffene Personen erhalten die Möglichkeit, sich zu den Hinweisen zu äußern. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über den Hinweis informieren.

V. Rechtsgrundlage

Wir verwenden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen u.a. zum Zweck der Überprüfung und Dokumentation der Meldungen, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie an betroffene Tochter- oder Muttergesellschaften) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen (wie Polizei, Staatsanwaltschaft oder Gerichte). Allen Hinweisgebern sichern wir eine vertrauliche Bearbeitung zu. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO.

VI. Weitergabe der personenbezogenen Daten

Die TSG hat seinen Standort in Deutschland. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte Personen innerhalb des Unternehmens möglich. Soweit dies zur Erfüllung des genannten Zwecks erforderlich ist, können auch speziell autorisierte Personen unserer Tochter- oder Muttergesellschaften zur Einsichtnahme berechtigt sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Untersuchung ihrer Meldung in der betreffenden Tochter- oder Muttergesellschaft durchgeführt wird. Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zur Erfüllung des genannten Zwecks kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen wie Anwaltskanzleien, Straf- oder Wettbewerbsbehörden, inner- oder außerhalb der Europäischen Union übermitteln. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten gruppenintern oder extern weitergeben, wird mittels interner Datenschutzregelungen und/oder entsprechender vertraglicher Vereinbarungen ein einheitliches Datenschutzniveau sichergestellt. In sämtlichen Fällen verbleibt die Verantwortung zur Datenverarbeitung beim Unternehmen.

VII. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihres Hinweises erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben.

Eine Löschung erfolgt demnach:

• unmittelbar
  • nach Einstellung der Untersuchung, wenn nach der Vorprüfung der Hinweis als nicht plausibel/substantiiert oder relevant bewertet wird;
  • nach Abschluss der Untersuchung, wenn nach der Prüfung der Hinweis als unrichtig festgestellt wird;
• 3 Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem die Untersuchung abgeschlossen wurde, wenn nach der Prüfung,
  • der Hinweis weder eindeutig als erwiesen erachtet noch als unrichtig festgestellt wird;
  • der Hinweis als erwiesen erachtet wird.

Ausnahmen zu der zuvor genannten Zeitdauer können bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und bei laufenden oder bevorstehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahren unter Beteiligung der TSG bestehen. In diesem Fall behalten, soweit für die Vorbereitung und Durchführung behördlicher oder gerichtlicher Verfahren notwendig, Mitarbeiter von Fachabteilungen (z.B. Direktion) Zugriffsrechte. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie etwa Aufbewahrungspflichten, vorgesehen wurde. Anschließend werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.

VIII. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie grundsätzlich

• das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeitenden Daten nach Art. 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten nach Art. 16 DSGVO, sofern wir unrichtige Angaben zu Ihrer Person verarbeiten
• das Recht auf Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO, sofern wir die Daten nicht mehr benötigen und keine gesetzlichen Aufbewahrungszwecke dagegenstehen
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Art. 18 DSGVO, falls und solange Ihre Einwände gegen die Datenverarbeitung noch nicht geklärt wurden sowie
• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten nach Art. 21 DSGVO, wenn wir Ihre Daten im Rahmen unseres überwiegenden Interesses verarbeiten. Das können Sie im Falle der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen. Im Übrigen können Sie der Datenverarbeitung erfolgreich widersprechen, wenn in Ihrem Fall unseren und öffentliche Sicherheitsinteressen überragende persönliche Interessen Ihrerseits der Datenverarbeitung entgegenstehen.

Daneben haben Sie das Recht

• auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), dem Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
  
  Prof. Dr. Tobias Keber
  Postfach 10 29 32
  70025 Stuttgart
  
  oder:
  
  Lautenschlagerstraße 20
  70173 Stuttgart
  Telefon: 07 11/61 55 41-0
  E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
  https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

All diesen Rechten kommen wir stets nach. Sofern Sie dazu nähere Auskünfte wünschen, stellen wir Ihnen diese gern bereit. Dazu wenden Sie sich bitte an unseren oben genannten Datenschutzbeauftragten.